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新时期高校档案管理工作的

【摘要】新时期,不断扩大的学校办学规模和日渐提升的教育质量,均要求高校档案管理工作主动和新形势的发展要求相适应,以更好地服务于高校教学、科研及党政管理工作.笔者结合自身工作实践,就当前如何创新高校档案管理工作进行了详细探讨,旨在使高校档案管理日渐规范化、现代化,助力高校发展.

【关键词】高校；档案管理；创新

档案形成于国家机构、社会组织和个人的社会活动之中,其主要是对各种以备查询的文字、音频以及影像进行保存.作为高校日常管理的一项重要工作,档案管理的水平也是高校管理工作水平的真实体现,其为高校各项工作提供档案信息服务,进而在高校建设与发展中发挥积极作用.新时期,创新高校档案管理工作已迫在眉睫.

一、树立科学发展的观念

若要创新档案管理工作,就必须转变观念,否者难以实行.档案管理要坚持“以人为本”的理念,将广大师生的全面发展作为工作核心,把促进教师教育水平、提高体素质作为最高目标.树立全面发展的档案管理工作理念,学校档案建设应统一各职能部门与二级院系的档案建设,全面发展档案工作.加强全校师生的档案意识,使档案管理工作“到处开花”.树立协调发展的档案管理工作理念,既要对学校重要教学科研工作予以重视,也不可将档案管理工作忽略,要对各项工作的发展进行协调,以更好地为高校各项工作的开展服务.

二、对各项管理机制予以积极创新

高校档案管理工作若要与时代相贴近、同学校发展相一致、与师生需要相符合,就必须从陈旧的规章制度中突破出来,对落后的管理方法予以改进创新.档案管理工作的领导应发挥带头作用,营造良好的氛围,积极开展创新活动,增强自身创新意识,在管理人员探索新方法、新技术的过程中给予大力支持,以将其积极性与创造性调动起来.

在管理机制上,立足于岗位责任制,制定量化管理标准,对内部机构设置予以建立健全,其中也包括用人制度、奖励制度等,在档案管理内部工作中引入竞争性的激励机制,使之充满活力；在完善制度上,将时代特点与要求结合起来,强化保密制度,建立严格的借阅制度,落实绩效考核责任制度.除此之外,由于诸多高校在记录和管理学生档案方面,内容仅涉及学生的政治、学习与行为表现,未体现学生的动态表现,因此高校应适当增加其它相关信息内容,如职业能力考核、心理健康状况等.

三、推动高校档案管理工作的现代化发展

新时期,高校档案管理工作应努力和社会技术发展相同步,尽可能满足社会信息需求,借助信息技术改造高校档案管理工作,使之逐渐向网络化、计算机化发展.而在这一过程中,高校档案管理工作的现代化创新与发展需对以下几个方面的内容予以重点关注：

一是要重视对计算机技术在档案管理工作中的应用.通过将计算机技术应用于高校档案管理工作中,可实现对档案信息收集、整理、鉴定、保管等工作的一体化管理,而在一体化管理过程中,高校档案资料信息也可多次利用,这就极大地提升了高校档案立卷效率与管理质量.而为了方便通过计算机和网络传输高校档案资料,高校档案管理工作者就需要以电子档案代替纸质档案,并利用信息数据库的构建来使档案管理中的检索更加便捷、存储密集度更高,进而推动高校档案管理工作的现代化发展.

二是进一步加快高校档案管理工作的标准化建设.若要对档案资料信息施以网络化与智能化管理,就必须要保证高校档案管理工作中资料信息处理的标准和规范.就目前大多数高校的档案管理工作而言,其标准化工作需完善的地方还很多.比如,虽然在高校档案管理工作中,诸如档案标引、著录和统计方面均可参考国家标准,但在具体工作实践中,这些标准的贯彻和执行度却较低.而在现代档案管理设备和管理技术方面,档案信息在格式、载体、转换标准以及软硬件设备上标准尚未统一,这便对高校之间共享档案资料造成制约.可以看出,加快高校档案管理工作的标准化建设非常有必要.鉴于此,高校档案管理工作就必须严格遵循现行的国家标准,坚决予以贯彻落实,同时还需将高校实际情况和实际需求结合起来,构建地方性统一标准,助力高校建设信息资源数据库,加工档案资料信息,为共享档案资料信息提供更好的支持.

四、全面提高档案管理人员的综合素质

管理人员的综合素质是创新档案管理工作的关键所在,为此高校的领导层需将关注重点放在高素质信息化档案管理队伍的建设上.在聘请档案管理人员时着重对其综合素质进行考察,在看其是否知晓怎样开展档案管理工作的同时,还要看其能否熟练运用计算机等信息技术.其次,因为档案管理工作带有一定的隐秘性,所有档案管理人员的思想政治素质一定要过硬,以切实保障档案的完整性、真实性与安全性.学校应定期组织一些学习培训活动,以让管理人员的法治观念进一步增强,提高保密意识,同时对《保密法》和相关的法规制度做到烂熟于心,增强工作责任心.另外,一定的创新意识也是档案管理人员所不可缺少的,要与时展保持同步并和其它管理人员一起完成档案管理工作.

五、结语

总而言之,高校档案管理这一工作需要不断探索、不断进步,各高校与档案管理工作者应同时展的步伐保持同步,在实际工作中切实将科学发展观体现出来,对自身发展过程中存在的各种问题有充分认识,清楚把握高校档案管理工作的发展趋势,让档案管理实现全面、协调发展.

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