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如何提高工程设计档案收集的完整性

【摘要】本文主要从工程设计档案收集完整性的必要性入手,并对其影响因素进行分析,进而对如何提高工程设计档案收集的完整性提出建议.

【关键词】工程设计；档案收集；完整性

一、工程设计档案收集完整性的必要性

要做好工程设计,就要积极利用工程设计档案,使工程设计更加全面和完善,这就需要良好的档案工作进行支撑.优质的档案工作,首先要保证工程设计档案收集的完整性.在档案管理工作当中,提供、保管以及收集是做好工作的三大重要因素,而最基础的就是要做好档案的收集工作.同时,作为档案收集部门,需要保证档案收集的完整性.为了提高工程设计档案的参考价值,就要确保相关工程的每一个环节档案都要完整,因为在整个工程设计当中,环节之间都是相互关联且承上启下的,任何环节资料的缺失都有可能影响对整个工程设计的判断,不完整的工程设计档案收集的利用价值就会降低.

除了工程环节要确保档案完整外,还要确保工程各种相关专业不同性质的档案资料完整.因为工程设计档案的整体内容一般要涉及多个专业,例如：在化工工程的工程设计当中,同时包括管道、建筑、仪表以及设备等多种专业的技术,完成一个总体的化工工程设计需要多个专业的技术人员进行设计,想实现档案完整要相应包含各种细节化的专业档案,只有把所有专业档案都收集完整,才能实现总体档案的参考价值.

二、影响工程设计档案收集完整性的因素

（一）档案收集工作未受到应有的重视,忽略其完整性.从上述我们可以看到,工程设计档案收集工作的完整性具有重要的积极意义,要发挥其积极的作用,就需要全面切实进行各种档案资料的收集.但是在实际的工程档案收集工作过程当中,相关部门以及工作人员没有切实认识到工程设计档案完整收集的重要性,往往使收集工作流于形式,难以有效且全面实现档案的收集工作,就不能保证工程档案收集的完整性.另外,在具体的工程设计档案的收集工作当中,过于侧重相关资料的利用性,比较重视对档案收集工作的规范化与信息化要求,却没有强调档案收集的完整性,并且缺乏相关收集的完整性的硬性规定,导致资料不归档或归档不全的现象时常发生.

（二）档案管理制度执行力度不足,难以有效收集档案.在完善的档案管理制度以及对于制度的有效执行之下,才能有效确保工程设计档案的完整收集.但是在实际的档案收集部门当中,档案管理制度尚不够完善,并且对于制度的执行力也很弱.一方面是由于档案管理的多种专业科室各自工作比较繁杂,且工作量比较大,难以将制度化的管理有效落实,另一方面,则是档案收集工作常常跟不上工程建设的步伐,缺乏资料的时效性,而制度当中也没有对其进行有效规定,不及时的工作形态直接导致难以实现档案资料的完整性.

三、如何提高工程设计档案收集完整性的建议

（一）加强文字材料的收集工作.文字材料在工程设计档案当中占据重要的位置,在一个完整的工程设计方案当中,每个工程的每一个阶段都需要相关的文字与图表进行设计的表述,文字资料可以有效对各种设计与档案进行详尽的解说与标注,并对各种工程进展以及问题进行有效的记录,在工程结束办理各种交接手续的时候,还有处理各种工程纠纷以及审查都要有相应的文字材料予以支持,而图表则能够为整体施工设计进行形象化的布局,更好地将设计方案全面展示出来.

（二）加强档案收集力度.要有效加强档案收集力度,首先加强档案收集的时效性,在实际的工程设计过程进行的时候,档案收集人员要提前介入,确保在设计全程都能有效参与并及时将相关设计资料全面收集之后第一时间存档.除了设计过程中要参与,在工程具体的施工开始之前,到施工结束,竣工验收之后,所有的环节都要求档案收集工作人员的全面参与,实现全程记录与控制,同时,还要实现档案管理工作与项目建设同步进行.比如在具体项目建设开始之前,档案收集与管理部门就派出一名工作人员对工程的设计与施工全面跟踪,深入实际的施工现场,对各种施工资料以及工程动态进行及时的资料收集与记录,一直参与到工程验收直至评审活动结束,这对收集完整的工程设计档案具有重要作用.

（三）加强对档案管理的业务培养.要有效实现档案收集的完整性,就要对档案管理的相关工作人员进行业务培训,提高其业务能力以及工作素养,在强烈的岗位责任感基础之上进行档案管理,实现档案收集与管理工作更加规范与完整.首先,加强培训岗位人员的数字化归档能力,提高归档的效率.其次,加强对工作人员职业素养的培养,使其工作更加认真负责.最后,建立完善的档案收集管理制度与监督制度,使档案收集队伍建设更加专业化,并将各个岗位进行职责分配,惩罚分明,使相关工作人员在责任意识之下加强档案收集工作.

四、结束语

提高工程设计档案收集的完整性对整个工程设计工作都有着重要的作用,在具体的工程设计当中,需要参考各种设计资料进行科研与创新.而工程设计档案越完整,所涉及的工程设计过程与成果就越详尽,就更有利于以后的各种工程设计对相关档案进行有效的参考与借鉴.工程档案收集部门一定要采取有效措施加强收集工作,提高档案收集的完整性.

【参考文献】

[1]徐君英.如何加强工程档案齐全性、完整性与系统性[J].城市建设理论研究,2014(15):78.

[2]王丽.市政工程设计档案收集的新举措[J].城市建设理论研究（电子版）,2015(25):121.

[3]王进.如何提高工程设计档案收集的完整性[J].江西建材,2015(04):270-271.

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