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高校教研室资料归档凸显试卷档案管理工作的重要性
文/广西百色市右江民族医学院附属医院 许焕春 黄元东
【摘 要】作为高校的基层教学管理组织,教研室承担着教学、科研、师资队伍优化、教材梳理等重要的任务.在目前的高校教研室建设中,教研室档案的分类及管理是其薄弱环节.要高效保质保量地完成艰巨的教学任务,高校必须要增强教研室的管理.本文主要针对高校教研室档案分类管理中所存在的问题进行剖析总结,并提出相应的对策.
【关键词】高校教研室；教研室档案；档案分类；档案管理
高校教研室档案是指在教研室成员开展的教学活动、科研活动等实践中保留的具有使用价值的相关文字、图像等资料.近年来,伴随教育制度的深化改革,高校对教研室的重视程度逐步提升,教研室档案也成为高校档案中的重要组成部分.
一、教研室档案管理的重要作用
教研室档案体现了教研室人员课题研究的成果,体现了高校研究水平.教研室档案是科学技术重要资源,在高校的科研工作以及其他管理工作中具有重要的作用.
（一）教研室档案记录了教学、科研活动的过程及成果.在教学以及科研活动中,记录总结以及发现问题解决问题是整个活动过程中极其重要的一部分.档案记载了教学及科研人员优秀的思想和经验.虽然目前关于科学技术的文献较多,例如科技报刊、科技资料等等.但这些都是经过后期加工的更加注重科技结果,只有科研室档案直接记录了整个过程.因此,教研室档案是高校积累教学经验、科研经验的重要手段,不可忽视.
（二）教研室档案为科研课题研究提供必备的条件.教研室档案记录了科研人员的重要成果,总结了科研活动中的经验教训,对于高校的教学改革以及科研活动具有推动作用,同时,其经验教训为高校接下来的科研活动起到了警示作用.档案资料的合理使用能够为高校提高教学管理水平,为高校的教学改革提供依据,促进教学质量的进一步提高.在教学管理研究中,可将教学档案作为教学研究的基础,取其优秀的研究成果,总结经验教训.综上所述,教研室档案的分类管理,能够详细地记录教学信息,并从中总结优秀成果去其糟粕.为教学改革提供依据,对提高教学质量、加强教研室科学管理、保障教学科研活动的顺利开展有着促进作用.
二、高校教研室档案分类的基本原则
在以往对教研室档案重视程度不足的背景下,对于高校教研室专属档案分类法探讨研究较浅,因此发展比较缓慢,目前还没有能够完全适用教研室的档案分类方法,教师们多依据各自的需要进行档案管理.近年来,教学制度不断地改革,各院校对于教研室档案的探讨与研究也不断增多,但是目前还未能形成具有系统性的管理方案.可见,建立适用于高校教研室的档案分类法具有非常重要的意义.
（一）便捷.在高校中,教研室属于教学的最基层单位.在各高校中,普遍不设立专人专岗进入档案管理.所以,教研室成员作为档案资料来源的同时,也扮演了档案管理员的角色.因此,档案使用以及存放过程便捷是重要的原则.在整个取、用的过程中不宜过于复杂.使教师在档案的更新、用等过程中能够快速轻松完成,不冗沉.
（二）定期不定期归类相结合.教研室档案整理中,可寻求一定的规律.例如,在学期开始时以及期末进行定期的档案整理,将本学期内的文档资料进行汇总整理.这样就能够以学期为单位进行有顺序的整理归类.在使用中也能方便快捷地找到所需要的资料.对于一些零散的档案则需要不定期地整理归类.例如,教学研究在不断地提出新观念进行创新研究.其资料也需要常换常新,保证资料的实用性.
（三）纸质文档同电子文档相结合.纸质文档真实原始,但是在整理过程中,需要时间长,保存时需要空间大,其准确性相对于电子文档而言也较低.电子文档体积小、容量大,易于检索,使用起来较为方便.但是电子文档依赖于计算机设备,一旦丢失,难以寻回.因此,纸质版档案同电子档案相结合,优势互补.
三、高校教研室档案管理目前存在的问题
（一）档案管理意识薄弱.院校领导对于教研室档案资料的重视程度不足,管理中存在制度上的缺陷,出现问题时无制度可依,导致不能及时纠正出现的错误.教师在工作中没有将档案室资料的管理当作重点工作,形成了可有可无应付了事的观念.其次传统观念中,档案建设的目标多数在于档案量的多少,往往忽视了对档案整理的实际需求.有些高校,为了档案数量的提高,不顾及档案的质量及利用率,盲目整理收藏.以至于档案失去应有的使用价值,造成了经费利用不充分,以及占用了教研室的宝贵空间.不仅没能达到档案资源建设的目标,长此以往,还会影响教研室的质量.
（二）资源配备不合理.在各高校教研室中,文档资料主要由纸质、电子、网络等资源构成.因高校自身的特性,注重实用性等特点配备资源.致使高校教研室形同虚设,没有相关的配套设施以及管理工作者.教研室成了没有意义的空教室.没有了基本的基础建设,教研室档案建设成为空谈.据实际走访,各高校资源配备明显有不适合自身的情况.例如,强调数量不注重实用性以及电子网络等资源配备差.
（三）经费支撑能力差.对于高校教研室的经费配备中,国家教委以及全国高校图工委分别颁布了两条规定,虽然对各高校起着指导的作用,但大部分的教研室实际得到的经费均无法达成教研室资源采买目标.对于经费的投入没有计划性.经费的不足是导致教研室档案建设失败的重要原因.
（四）教研室工作人员素质参差不齐.档案资源的积累离不开教研室工作人员,其工作的特殊性,对教研室工作者的素质要求很高.档案资源作为教研室的基石,对于档案的需求把握、实际利用率要求很高,否则无法达到教研室档案的服务作用.因此,教研室工作者必须具备专业素质、敬业能力以及负责任的态度.深入调查各院系的实际需求,具备一定的档案整理专业知识.尤其是面临着目前档案种类增多、信息化不断发展的情况.如何提高适应发展的需要,高效保质保量地做好档案归纳整理工作有待思考.以上主要为笔者针对目前高校档案整理发展现状的思考,以及影响其发展的因素.在信息化的大背景下,传统的档案资源建设需与电子档案资源建设同步发展.
四、规范教研室档案管理的几点建议
（一）优化分类体系.档案分类能够把同类档案集中在一起,目的在于方便管理及使用,做到不遗漏不重复.各高校教研室应从自身的基本情况出发,创建适合自身的分类管理体系.例如将整个档案管理体系分为三个部分,教学档案、管理档案、科研档案.
（二）总结需求,保障重点,提高档案质量.盲目地增添档案数量的归档,不仅不能加强档案资源建设,而且给教研室带来负担.要积极调查院校情况,一方面同招生就业保持紧密合作,为档案整理作出有依据的预判,另一方面同专业教师及时沟通,及时剔除过时无用档案.根据实际情况,确定高校教研室档案资源建设的方向,以此作为指导.以需求定方向,以方向为指导.在经费有限的情况下,重点建设与普通建设相结合,既保障了重点专业需求,也能满足一般专业的需求,达到资源的最优配置.
（三）电子文档建设与纸质文档资源建设双管齐下.目前,档案资源扩增力度大,形式多样,传统的档案资源建设已经不符合信息时代的要求.在此大背景下,高校的现状很难通过大幅度增加经费而得到根本性的改变,而必须要朝着电子化的思路转变,开发利用网络,从而补足自身在纸质档案整理上的缺乏.降低成本,提高教研室档案的服务能力.例如,创建查找平台,创建目录和索引.目前,电子阅览室的主要功能在于电子文献的检索、咨询工作,以及多媒体教学、网上服务等.但对于很多高校教研室而言,电子阅览室因为种种原因未能得到充分的利用.未能达到应有的服务职能.其原因主要在于设备的不完善 .对此,应加大此方面的建设,充分利用已有资源,不浪费.
（四）培养工作人员的专业性.为提高教研室档案管理质量,广大教师必须要进行观念的转变,充分意识到档案分类与管理的重要意义,提高主观能动性,在档案管理中不断地反思,加强教研室档案管理的建设.各高校应针对教学改革的指导,对于档案管理任务充分地认识理解.教研室档案分类的建设需要专业性人才,提高工作人员的整体素质成为重中之重.尤其是在信息化的大背景下,应重点培养懂得电子文档的人才.做好教研室档案管理工作的同时,能够熟悉本校的课程设置、及时收集需求,具有责任心及敬业精神.
（五）加大扶持力度.首先,应加大科研室档案建设的经费比例,配备完善的配套设备,做好各级工作人员的思想工作,强调教研室档案管理的重要意义,提高档案意识.让教研室档案建设提高到促进高校发展的层次,而不是处于可有可无的地位.其次,应健全教研室管理的体制.上文中提到,目前的教研室档案分类不一,管理参差不齐.因此,建立健全制度是目前面临的重要课题.再次,可对教研室实行定期评比,促进其相互切磋学习.
五、结束语
在以往的高校教研室建设中,对于档案的分类与管理重视程度低,致使其发展缓慢规范性差.近年来,随着教学改革的深入发展.教育部多次举行了高校教学水平评估工作,高校对于档案建设及管理工作重视程度已经有所提升.因此,教研室档案的分类与管理也成了目前探讨较多的问题.教研室档案的管理关系着高校的教研成果、科研水平.
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