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大数据环境下档案利用工作 和
文/黑龙江大学 王宇宁
【摘 要】大数据技术的深入对各行业各部门以及我们日常生活都有着不可忽视的影响,档案工作更是如此.随着信息全球化速度的加快,信息传播途径增多,传播速度加快,信息资源数量呈爆炸式增长,档案工作的转型可谓任重而道远.本文立足于大数据时代背景,提出了档案利用工作该如何发展与创新.
【关键词】大数据；档案利用工作；服务
一、大数据环境下档案利用工作的挑战
大数据的普及使档案的资源存储量巨大,新媒体形式多种多样,档案载体并不只局限于传统纸质档案,传递方式随着互联网的发展也更加便捷快速.由于形式的变化,档案利用工作的不足也凸显出来.
（一）传统硬件建设难以满足海量档案信息资源的检索要求.大数据技术的普及使档案馆的信息资源呈爆炸式增多,由于传统档案检索工具检索数量有限,因此并不能满足这种现状,尽管计算机技术的发展使检索技术在不断进步,但检索方式仍简单、单一、速度慢.发展检索工具可以使利用者的检索结果更全面,也可在局域网内提取所需信息,不必到档案馆.尽管在大城市检索工具已得到提高,但还没有全面普及并且不能满足利用者庞大的需求.因此想要实现大数据时代的海量信息资源的全面查找利用,还需发展检索技术.
（二）显性知识碎片化、隐性知识挖掘度较低.可以用图表、公式、文字等表达传输的知识叫显性知识,反之不能被表达和传输的知识叫隐性知识.当然,显性知识与隐性知识都是相对的,不同人有不同看法.显性知识可以通过各种方式传播,容易被人接受,是重要的档案资料.虽然大数据技术使数据量增多,但数据密度却低,使得多数的显性知识是在档案资料中被零散地存放,由于信息资源存放分散,想要利用极其麻烦,可用度不高,这就导致不能深度挖掘并提取利用海量档案信息资源中蕴含着相互关联的有价值的信息资源.隐性知识的获取会更复杂,隐性知识大部分是技能特长、价值观感悟、直觉等无形知识财富,但对创新和发展也有着重要作用,同显性知识一样是档案信息资源中不可缺少的因素.由于缺少管理制度、激励和监督等必要机制,隐性知识挖掘度较低,没有将隐性知识显性化从而更好地利用.
（三）档案利用工作仍以被动提供为主.由于传统的检索工具操作简单易懂,服务方式单一,档案资料没有很好地被挖掘,因此服务内容较少,利用者先自己找出并提出所需要的资料,档案管理者在海量资料中查找利用者所需资料,速度慢且不准确,并极其被动.这种简单查询提供利用的方式并不适用于当今大数据环境.要想适应当今环境下的档案利用工作,必须转变被动服务的思想观念.
（四）档案利用的安全问题.由于互联网是个开放平等的平台,它的包容性既是优点又是缺点,任何人都可以在平台上发布并阅览信息,而网站管理者几乎无法操作控制用户发布的信息.档案资料不同于图书等资料,有一定保密性,有些档案资料只能永久保密或者局限于某一范围公开,信息技术和网络技术的发展方便了生活,但同时一些不法分子趁机为自身谋利益,用网络系统的漏洞商业机密或个人隐私甚至国家机密,信息泄露事件时常发生,网络环境不再安全,这样不仅扰乱了市场秩序,还触犯了法律.并且私密档案一旦窃取,损失事后也无法弥补.
（五）档案管理者思想观念落伍.档案工作者相比其他工作者呈老龄化趋势,受保守思想观念影响.档案部门的一些同志不愿意学习和接受新的事物,仍守着传统档案服务方式,对大数据技术对档案工作的发展不够重视,不愿接受大数据,或受上级指示创建后不及时更新.这样不仅没有利用好档案资源反而会有损档案部门的形象.因此要引进年轻人才,对思想落后者加强教育,使档案部门随时代步伐不断改进.
二、大数据时代档案利用工作如何发展与创新
为了迎合大数据时代,档案利用工作更应积极转型来促进工作效率的提高,获得更高的社会关注度.因此未来档案利用工作该如何发展是我们研究的重点.
（一）加强档案信息化建设.档案信息化建设是档案部门适应时代和社会发展的需要,既可节约时间和空间,也消除了纸质档案的管理弊端.档案信息化建设首先要建立优质数据库,另外探寻高速便捷存储方式与检索工具.由纸质档案转化为电子档案后,其管理方式也要相应改变.企业的档案部门可设置自己的档案信息管理网页,将信息公示,即可宣传档案工作,又可方便群众档案利用.
（二）加强对档案资料显性知识的整合和隐性知识的深度挖掘.无论显性知识还是隐性知识,都是重要档案信息资源,都应开发出价值并用到实处.将显性知识整合,提炼出对科研生产经营有价值的信息资源,为企业创造更多的经济效益和社会效益.采取相关制度、激励引导等手段将职工个人的技术经验、技能特长和管理思路等隐性知识进行深度挖掘,使隐性知识显性化,通过信息化的知识管理系统进行统一管理,使其便于采集、整理、查询和应用.
（三）健全档案工作各项标准.事事有章法,档案利用工作也要依据一定的规则标准才能正常运行.档案管理系统建设、网络检索系统建设、数据库建设、信息发布制度等都必须规范合理化,这就需要制定相关的业务准则.制定标准时还要注意标准的广泛性,因为档案信息的范围和适用人群都在不断变化中,同时全体档案工作者必须严格遵守制定的标准,这样标准才会有效,从而实现信息资源共享.
（四）加强档案信息的网络安全建设.矛盾性原理告诉我们,任何事物都有两面性,大数据也不例外.但大数据时代不可逆转,我们只能用科学手段防止意外发生.一方面,利用大数据技术,陈旧档案和图书资料可以进入检索系统被利用者提取,既提高了信息资源的利用率,对利用者也有更多的选择.大数据技术也规范了档案管理网络,增强了档案馆服务水平.另一方面,由于病毒的侵入及管理监督的缺失,都会使档案资源遭遇损坏,小到企业或个人资料,大到国家安全局的数据.因此档案部门要遵循一定原则加强档案信息系统的安全性,加强技术及管理标准,建立身份验证系统,数据备份系统等.档案安全工作是其他工作得以运行的保障,需要高度重视,必要时更要运用法律手段.
（五）加强档案管理人员业务素质.档案工作作为一项以信息资源管理为对象的业务,大数据与档案工作必然紧密相连,想要化机遇为挑战更需档案人员的共同努力.档案工作者不仅要掌握传统的档案整理方式,大数据环境下更要掌握科技整理方式.大数据促进了数据挖掘技术的发展,从表面信息挖掘到了更深层次的价值信息.档案馆也从信息资源提供者转换成了信息价值提供者,因此需要档案工作者能掌握信息的价值,不仅知道馆内有哪些信息资源,更要知道这些信息资源功能是什么,适用于哪些人群,不局限于对信息的表面理解,要明确档案信息的内在价值,从数据的守护者变为价值的提供者.平时做到及时与档案利用者沟通,听从他们意见,用大数据技术准确分析出利用者所需.档案工作人员不仅要全面提高专业素质,更要加强培养各方面的综合能力,积极引进复合型年轻人才.
三、结论
创新才是行业进步的决定性因素.大数据时代已不可逆转,档案部门要合理利用大数据技术推动档案利用工作的发展,掌握大数据的优点和不足,审时度势,趋利避害,及时解决大数据所带来的危害.档案同仁们要增强自身能力素质,积极应对大数据时代,不能做大数据浪潮的旁观者,通过全体档案工作者的不懈努力,大数据必然会对档案利用工作起到推动作用.
档案利用论文范文结:
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