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关于加强企业规章制度建设

摘要：规章制度是企业运营的根本条件之一,它是企业及全体成员活动的标准和规定.随着企业的发展,规章制度的数量、种类越来越多,涉及的层面也越来越广,但是企业的规章制度管理并未跟上这一发展,导致很多规章制度并未起到管理的效果.本文针对目前企业规章制度管理中存在的问题进行了总结,并提出了解决建议,以加强企业规章制度的建设.

关键词：规章制度管理健全

一、前言

孟子说“不以规矩,不能成方圆.”因此大到国家,小到企业,规章与制度是无时不有,无处不在的.对于国家,国家要有法律法规,以此约束公民的行为,维持社会秩序,保证社会治安,树立正确的价值标准.对于企业,规章制度是经营的准绳和纪律,是企业的“法律”,它能保证企业运营的规范化、标准化、有序化,在规范员工行为准则的同时可充分保障员工的合法权益,使企业和员工的双方利益都能得到保障.但是随着国家法律的完善与企业经营环境的变化,规章制度不是一成不变的,它在建立建设过程中需要不断的更新与完善,以使之具有推行性与推广性,因此加强企业规章制度建设尤为重要.

二.目前企业规章制度普遍存在的问题

企业规章制度是企业用于规范企业全体成员及企业所有经济活动的标准和规定,它是企业内部经济责任制的具体化.企业的规章制度对于本企业具有普遍性和强制性,任何人、任何部门都必须遵守.在企业实际经营管理中,企业的职能部门或者管理部门都有针对某一领域的员工行为制定规章制度的权利,因此,很多企业的规章制度均存在纷繁复杂,各行其是的问题,主要问题表现为以下四点.

1.适用性不强

主要表现在三点,一是在大多数情况下,企业在建立和制定规章制度时通常会借鉴上级单位或相关企业已经发布成文的规章制度,在这些规章制度的基础上进行更改,将其转变为本企业的.但是在企业借鉴的过程中,规章制度制定者会出现仿照相关条款的情况,他们未结合本企业的实际情况,也未对条款的可执行性进行充分的论证,只是生搬硬套,形成了自己的规章制度,导致规章制度无法适用于本企业的经营管理.二是,规章制度的条款虽然对员工行为或管理流程有详细的规范,但是部分规章制度文件的要求与规定过于繁琐、苛刻,给员工的正常工作带来过多的环节与流程,这不仅会影响员工的工作效率,也会引发员工希望加快工作进度跳过繁琐的制度规定的想法,导致员工对规章制度的破坏,也使规章制度的权威遭到质疑,无法执行与落实.三是,国家政策、行业形势、信息技术等都随着时间在发生变化,若企业要保持与时俱进的管理水平,企业的规章制度也应该进行相应的更新与完善,使企业的规章制度适应政策的变化、行业的发展、技术的更新,但是往往企业规章制度的更新很难跟上大环境的发展变化.

2.系统性不佳

规章制度通常按照职责分工,由各职能部门制定,经领导批准后,由执行部门执行.但是各职能部门只是站在本部门的立场,为了便利加强该项工作的监督、管理考虑,无法从每个执行部门的角度出发,所以导致规章制度的内容缺乏系统性,无法面面俱到.随着企业的发展,管理工作越来越精细化,管理领域被分割的很细,规章制度涉及领域包括行政管理、经营管理、人力资源、信息管理、后勤保障、生产管理等众多领域,工作范围大到公司经营决策,小到吸烟室管理.因此,企业的规章制度逐渐呈现出数量多、内容杂、范围广的特点,但是各规章制度的制定部门不相同,也无统一的规章制度审查机制,导致规章制度出现相互冲突、相互重叠、相互矛盾的情况.

3.推广性不够

规章制度的制定和执行是两个重要环节,但是很多企业忽略了其宣传与推广的重要性.在规章制度发布后,发布部门未进行有效的宣贯、培训,导致规章制度具体执行与实施未落实到位,员工甚至并不知晓该制度的存在,直到员工违反规章制度受到考核才关注到该制度.这反映出规章制度制定部门在制度后未加强宣贯和推广,使之成为一纸空文.尤其是如今企业的规章制度纷繁众多,员工很难清楚地了解每一个规章制度的规定,甚至很多员工连与自身工作相关的规章制度都不能十分详细地了解,因此加强宣贯与推广是实现规章制度贯彻、落实的重要方法.

4.执行力不足

规章制度在发布和推广后,是否得到有效的执行,这是很多发布部门未注意的一个环节.他们认为自己的任务是制定规章制度,规章制度发布后自然会有人遵守,因此对执行这一环节缺少监管和监督,形同虚设.这样会出现规章制度得不到有效执行的情况,如上级管理者以领导的身份办事,往往“特事特办”,运用特权跳过规章制度的流程与规定；普通员工在实际工作中可能按照习惯处理,有章不循,有制不依,只要结果不出错,无人会对他过程的规范性进行检查,以习惯代替制度,逃过制度的流程与规定.

三、建立规章制度管理机制

规章制度是确保企业正常运营的最基本条件之一,如何加强规章制度编写的适用性,增强规章制度管理的系统性,保证员工能自觉遵守规章制度,实现规章制度的管理效果,笔者认为应该做到以下五点.

1.加强前期调研工作

规章制度的编写是一项系统性的工作,并不只是简单的借鉴与修改.首先,规章制度的制定要结合国家法律法规,企业经营管理理念,实现统一管理,不冲突,不矛盾.企业的规章制度不能违背法律法规,企业基本制度,不能与企业其他制度相矛盾,下级单位制度不能与上级单位的相矛盾,在规章制度制定前需对相关政策制度进行充分调研.第二,在规章制度的执行过程中,其合理性常会受到质疑,其根本原因在于未对规章制度执行部门的实际情况进行调研,实际工作的开展无法按照规章制度进行.因此,在制定规章制度前,应对执行部门的具体工作情况进行充分调研,保证规章制度具有可执行性.第三,规章制度应该随企业的发展,上级政策要求,信息技术的发展进行修改,确保规章制度是适应企业当前发展情况的,是满足上级政策要求的,是与信息技术发展相适应的.

2.建立规章制度评审机制

规章制度通常由归口管理某一领域的职能部门制定,该职能部门的领导审核和签发,但是规章制度的执行部门包括涉及该领域的所有部门甚至整个公司全体员工,因此若规章制度只由某一部门单方面制定与审核会难免存在瑕疵与不足,给执行带来阻碍.为加强规章制度的合理性、规范性与公正性,企业可建立规章制度评审机制或规章制度评审委员会,在规章制度发布前对其进行充分的审查与评估,如执行部门的分管领导参与会签评审,站在执行部门的对规章制度进行审查,保证规章制度具有充分的合理性与可执行性,增强权威性.

3.注重规章制度的宣贯和推广

在规章制度制定完成后,制定部门常常发现规章制度并不能得到有效的实施,这其中的主要原因是缺少了宣贯和推广的环节.企业的规章制度如此之多,每一篇规章制度的文字通常有至少上千余字,员工很难有足够的时间和精力进行如此大量的阅读,导致员工失去阅读的兴趣.为了加强员工对规章制度的了解,保证其有效实施,制定部门应采取一定的宣传与推广方式,如开展关键与重要制度的培训,以邮件形式通知相关员工、在相关场所张贴公告、制作制度学习资料等方式.

4.落实制度执行效果

规章制度是企业管理水平的体现,它的执行不仅要靠员工的自觉遵守,还可通过强制的执行措施,如制度流程化,流程化是保证规章制度实施的一种方法,将规章制度的要求进行流程化设计,事情的办理必须通过流程来实现,规章制度的要求成了强制措施,规章制度的执行得到了保障.

对规章制度的执行情况进行监督也是企业强化管理的表现,规章制度具有约束性,员工在日常工作中是否自觉遵守和执行了规章制度,若员工违反了制度规定,是否按照要求得到了相应的惩罚或者考核,这需要制度制定部门或监管部门进行监督.若没有相应的监督来保证制度的执行效果,规章制度可能会变成可有可无的文件,导致管理被弱化,管理水平得不到提升.因此,规章制度制定部门可定期进行制度督查,对员工是否遵守制度条款进行监督,发现问题后及时进行纠正与闭环处理,保证制度执行效果.

5.实行规章制度体系化管理

在企业的规章制度体系中有不同层次、不同管理领域、适用于不同范围的制度,数量少则几十,多则上百.规章制度体系建设就像一棵大树,基础制度就像树的主干,行政、技术、后勤保障、信息化等不同领域的制度就像树的枝干,适用于不同范围的制度就像树的枝叶.因此,实行规章制度体系化管理才能清楚的看到这棵“树”的全貌,知道如何“修剪”、何时“洒水”、何处“朝阳”,以保证“树”的健康成长,规章制度体系不断完善.规章制度管理部门可每半年或每年牵头统一对各类规章制度进行修订和完善,保障体系的实时性和有效性.同时,规章制度的体系化管理也包括对规章制度的规范化管理,包括制度名称的统一性、编号的规范性、排版的合规性等,不进行规范化管理就像这棵“树”无人“修剪”,肆意生长,因此统一的规范化管理能让这棵“树”朝着既定的目标茁壮成长.

参考文献

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[2]曲志强,刘宇,刘强.企业规章制度的建设与实施[J] 管理科学

[3]李政清. 健全企业管理政策的思考[J] 企业管理

[4]盛艳明.企业管理制度建设及问题分析[J] 政策与商法研究

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