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公共图书馆业务档案规范化、标准化建设探析以鞍山市图书馆为例

王春玲

（鞍山市图书馆,辽宁[KG*2]鞍山114001）

关键词：图书馆；业务档案；收集；整理；归档

摘要：图书馆的业务档案在工作中发挥着不可忽视的作用.文章在分析公共图书馆业务档案归档范围确定的基础上,从归档要求、文件材料立卷和归档流程,论述了图书馆业务档案科学管理的重要性.

中图分类号：G251文献标识码：A文章编号：1003-1588（2013）10-0022-03

收稿日期：2013-09-01

作者简介：王春玲(1969-),鞍山市图书馆馆员.

1业务档案归档范围的确定

业务档案直接来源于图书馆本身,是在图书馆业务工作中形成的,并为一定目的保存下来的各种不同载体的文件材料,能够全面体现图书馆业务工作的职能活动,并按时间顺序加以整理,定期向图书馆档案室移交,称之为“归档”.

1.1业务档案归档范围

业务档案归档范围的确定：归档的文件资料必须对本单位和当前社会具有长远的参考作用、利用价值和研究价值.归档的文件资料必须反映图书馆业务部门活动的全过程,要完整、规范、准确、系统.归档的文件资料必须遵循职能活动自然形成的规律,保持彼此间的合理联系.兼顾保存价值、分门别类地组卷,更能准确、全面地反映图书馆业务工作的真实面貌和部门的主要业务活动,以便于查找和利用为原则.

1.2业务档案归档的主要内容和重点

1.2.1归档的主要内容要体现图书馆业务发展的规划和计划,各项工作执行情况的总结、统计报表、汇报材料和科研成果,对业务工作研究的专项资料和论文、著作及原件,反映图书馆各项工作情况的技术数据,包括历年的经费变化、文献的馆藏量、购书的情况、借阅的情况等相关数据.材料主要包括：文字材料、图表、照片和以声像为载体的档案及电子文件等.

1.2.2归档的重点首先是在业务活动中所形成的不同形式、载体的文件材料,尤其是全局性、综合性的文件资料.其次才是上级主管部门和其他单位发来的电文及附件.

以鞍山市图书馆为例,为了加强业务档案的管理工作,我馆于2008年下发〔2008〕18号《关于鞍山市图书馆档案管理办法》（试行）和〔2008〕61号关于印发《鞍山市图书馆业务档案归档的有关规定》的通知文件,在此文件中明确规定了业务档案的归档范围,使我馆业务档案走上了规范化、制度化,使管理者在指导工作和评估定级中起到了不可估量的作用.

2业务档案的归档要求

2.1对上级主管部门下发的文件和材料归档内容

针对图书馆工作和事业建设政策性和法规性的文件,包括通知、决定、规定、指示、规划、标准、规范和规则等.上级主管部门负责召开的有关对图书馆业务工作具有指导性的会议文件材料,包括会议记录、文件、报告、纪要、总结和经验等.

2.2本馆业务部门工作形成的文件和材料归档内容

各业务部门所承揽的大型业务活动的工作计划、通知、工作总结、调查报告和工作经验材料.馆务工作会议记录、馆务的工作日志和图书馆大事记.图书馆各项业务工作岗位责任制、业务工作规章制度与工作细则.图书馆各项业务活动的统计报表,包括月、季和全年的统计报表、统计台账及有关统计分析和说明材料等.对报道有关图书馆各项业务活动的平面载体、新闻载体、网络载体、照片以及重要的读者来信等.图书馆关于业务方面的外事活动,对到馆参观的来访记录、题词与赠礼等.

2.3学术研究档案

2.3.1主要内容.在省级以上刊物发表的专业论文、重要的学术会议获奖论文、专题课题的服务成果和应用成果.

2.3.2归档要求.针对图书馆业务工作的学术论文成果作为科研重要内容保存归档,虽不能做到有文必档,但要求归档的论文要有质有量,具有保存和参考价值.对那些具有高影响力和高水平的论文归档要完整系统.

2.3.3对声像、实物的档案归档范围.图书馆业务部门在各项活动中形成的有保存价值的照片、录像、录音、电子出版物及获得上级和其他有关部门颁发的证书、牌匾、奖杯、奖牌等.

2.3.4技术档案.技术档案主要包括图书馆现代化管理的各项规章制度及一些操作规程、参数的各项设置.固定资产、各种设备的购置时间、来源、、品牌与保修时间的原始记录与设备维护记录,各类设备的性能及其运行情况等材料.

以鞍山市图书馆为例,我馆的业务档案是制定规划、科学决策、总结工作和开展学术研究的重要凭据.其内容主要包括：上级主管机关文件档案、读者服务工作档案、基础业务工作、学会工作档案、研究辅导与协作协调档案、读者活动档案、学术研究档案、业务统计档案、照片、声像、分馆建设档案、技术档案、实物档案等.同时,我馆对各业务部门的建档分工有了明确的规定.例如,业务中心的任务分工是：学会档案、学术研究档案、基层辅导与培训档案、岗位培训与继续教育档案、分馆建设档案、业务统计档案.

同时,我馆每年都向各部（科）室下发《关于收集图书馆****年党群、文书、业务、人才业绩、财会等档案的通知》的红头文件,对我馆各部（科）室上交的业务档案有了明确的规定,要求必须使案卷装订整齐,用钢笔或碳素笔抄写,圆珠笔、铅笔抄写的材料不得入卷存档,纸张规格必须用A4纸,如纸张不够规格,用A4纸粘贴后上交档案室存档.照片档案必须注明人物、时间、地点及活动内容,奖牌附上获奖明细及时间.

3业务部门所形成的文件材料立卷和归档流程

3.1形成积累

各部（科）室均为立卷单位,分工归口立卷.各立卷部门要根据本部门历年文件材料所形成的规律,预估在新的一年可能产生的内容,编制案卷类目.每一个业务归档立卷部门平时要严格按照文书档案处理制度,做好文件材料的收集整理工作,按照案卷类目分别立卷［1］.

3.2立卷程序与质量要求

根据图书馆下达的归档时间要求,由专（兼）职档案员按立卷类目将文件归档收齐,并对立卷文件进行检查调整.

3.2.1立卷的文件成份.检查文件材料是否收集完整齐全,同时要检查立卷中有无不需要归档的文件材料,还要检查文件材料之间的联系,依照立卷类目纠正立卷之间文件材料不统一、相互重复混淆或拆散文件之间联系；检查立卷文件材料是否具有保存价值；查看各立卷中文件材料的保存价值是否有差别,各业务部门之间是否大致一致；检查立卷数量,一般不超过200页,厚度不超过2cm为宜.对同一问题文件材料数量多的,宜酌情适当分卷.问题单一和文件材料数量少,可由几个相近问题组卷,不便一起归类的,可另组卷.

3.2.2立卷的程序.在归档的文件材料中,要求将每件文件的正件与附件、请示与批复、印件与定稿、转发件与原件、多种文字形成的同一文件材料分别立在一起,不得分开.声像材料应用文字标出摄像者与录音对象、中心内容、责任者、时间、地点.卷内文件材料按时间顺序或重要程序排列.如：批复、批示在前,请示、报告在后；正件在前,附件在后；转发件在前,被转发件在后；正本在前,定稿在后；非诉讼案件的材料,结论材料在前,依据材料在后；其他文件材料按时间顺利排列.

3.2.3立卷的要求.在装订线以外写有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及本卷文件材料中附带的照片、小字条等,要对其以加边、修补和裱糊.字迹模糊的、扩散的应当复印并附在原件后一并立卷.对较大的表格材料,要加以折叠,同时要拆除文件材料上的金属物.

3.3立卷卷内文件整理

对装订成卷的卷内文件要编页号,页号要写在有文字页面的右上角.对于按“件”保管的卷内文件应逐“件”加盖归档章,并填写归档章的各个项目,编制件号.归档章的位置在每件文件首页的中间位置,卷内文件的“件”数一般以每份文件单独计算为一“件”.请示与批复、来文与复文应计算为两“件”.正本、定稿、历次修改稿应计算为一“件”.正件与附件,按“件”计算.

拟写立卷标题并录入电子档案管理软件中,完成立卷目录的著录.立卷标题要求准确概括文件的中心内容,要结构完整.

3.4填写卷内备考表

卷内备考表是对本卷情况的说明,应对卷内文件的完整、修改、缺损、移出、补充、销毁等情况做出说明.案卷立好后,如发生或发现问题,由有关的档案管理人员填写、签名、标注时间.立卷人是由组成本卷的责任者签名.检查人应是立卷单位的负责人,是对案卷质量进行检查、审核的责任者.

4归档验收

业务档案由图书馆组成的查验小组负责验收,办公室专（兼）职档案员负责装订归档.党群和文书档案是由办公室专（兼）职档案员负责验收、装订归档.每年3月1日前,将各部门整理好的上一年档案移交档案室、查验小组验收.移交档案时,交接双方必须当面验收检查,检查文件材料是否完整齐全、排列和书写是否符合要求、标题是否正确,不符合要求规定的,档案员有权拒绝接收,并责令限期改正补交.查验小组在验收合格后,要及时移交档案室.

以鞍山市图书馆为例,我馆根据业务档案内容的划分,成立以业务中心、技术中心、网络服务中心为主要成员的查验小组,负责对各部门上交的业务档案进行检查验收工作.验收合格的档案移交档案室整理归档.

总之,图书馆业务档案的管理建设,收集是起点和基础,也是档案工作的重要环节,所以,一定要把好收集关.同时,要杜绝和防止有保存价值的文件材料的遗漏和缺失,确保归档材料的系统性和完整性.为了保障档案工作能健康有序地开展,必须建立一套健全的档案工作网络机制,做到档案工作有机构、有领导、有人员、有措施［2］.平时更要注意培养每个工作人员的归档意识,无论是上级主管部门下发的文件,还是图书馆自身形成的文件和活动材料,领导和每个职工都要做到及时加以收集,并交给专职管理人员,使业务档案的管理建设与图书馆的基础业务建设统一起来,并通过对业务档案的建立以促进图书馆业务工作更规范化和标准化.

参考文献：

［1］[ZK（#]王艳玲.图书馆业务档案规范化管理探析［J］.南昌教育学院学报,2011(5)：195-196.

［2］张天颖.加强公共图书馆业务档案管理之我见［J］.图书情报工作,2012增刊(1)：28-30.[ZK）]

（编校：崔萌）

标准化建设论文范文结:

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