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人事档案归档管理存在的问题与改进方法
【摘 要】本文重点阐述了人事档案管理工作的重要作用,分析了当前人事档案的归档管理工作存在的问题,重点从档案材料的收集、归档和验收把关上探讨了档案管理工作的方法.
【关键词】人事档案；归档管理；工作
为了指导医院进行人事档案管理,政府部门下发了《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件,在条例的要求下,医院要把人事档案管理工作认真贯彻落实.同时,在规划医院的总体发展目标和医院的业务建设过程中,也应当将人事档案管理工作放在重要位置.
一、加强人事档案归档管理工作的重要作用医院工作人员众多,按照规定收集、整理、鉴别、分类和归档医院的人事档案是医院基础工作内容的一部分.一般而言,医院可据此进行业务考核和工作调动.人事档案中,针对医院工作人员真实的历史工作表现、工作实际等有翔实的记录.同时,医院会根据归档制度,对工作人员的德、能、绩、勤、廉方面动态信息进行补充（具体包括工作任务、论文、论著、成果奖励等）,以保证为考核提供参照.现阶段,人事档案有纸制及电子数据两种.不论以何种形式存档,其必然需要按照《档案法》的规定实施管理.
二、医院人事档案归档管理的现状
现阶段,关于医院人事档案的归档管理,遇到了一定的问题,现存的干部人事档案中,关于干部综合能力、素质的绩效考核材料非常有限.这在某种程度上不利于医院实施考核.通常,档案中的考核材料应该比较完善,包括个人的德、能、勤、绩四项的年度考核材料.但由于考核材料的不完整性,使得考核在激励员工方面发挥的作用非常小,与预期效果相差甚远.此外,在医院人事档案中,难以完整地了解个人的绩效情况.其中,仅仅存在一个人的某一阶段的业绩成果,而不能提供个人量化考核动态信息.在医院人事档案管理中,对于绩效考核形成的材料并没有得到很好的管理,其整理和归档都不同程度地存在问题,以至于开发和利用不能正常进行.同时,医院的人事档案管理在绩效管理方面较为欠缺,主要是因为其缺少科学的管理方法.随着时代的发展,人事管理对档案工作有了更高的要求,在此情势下,必须更新管理方法.否则,人事工作需求的变化将会打乱档案管理的秩序.
三、加强人事档案归档管理工作的具体方法
人事档案管理在人事工作变化的前提下,应从档案材料收集、归档和验收把关上加强管理,以确保档案的查、借、用、转等程序更加规范.
（一）档案材料的收集要全面翔实.目前,关于加强人事档案的归档管理,应注重人员绩效方面的材料收集管理.医院的主要工作内容是临床工作,按照此工作性质,业务、行政管理等部门分别拥有医务人员的绩效材料.为了收集材料的全面翔实,应按期验收绩效考核文件材料,并根据人员的教学、医务、护理工作立卷和移交材料,确保二级管理单位上报档案材料的全面翔实.同时,为了保证人事档案的归档管理工作的全面而规范,应针对负责课题档案人员,进行技术培训,提高责任心,认真负责地做好课题文件材料的积累、立卷与归档工作.
（二）档案材料整理要各负其责,协力合作.在绩效档案归档工作中,具体有项目收集、鉴别、整理、登记、归档、保管、利用等多个环节,涉及不同部门.对于这些环节的整体运作,应该由各部门各负其责,通力合作.如在课题资料整理中,人事档案室有自己的职责范围,课题组也有相应的职责权限,两个组织各司其职,将课题各阶段形成的文件材料整理完善.另外,对于课题文件材料的积累,应该由医务人员负责,人事档案室和课题组应进行督促、指导.归档的绩效档案文件材料也有严格的要求,第一,必须是原件；第二,材料必须翔实,且没有缺处；第三,文字不得出现涂改痕迹；第四,确保承办单位准确,个人签字清晰,形成材料的时间有效.
（三）档案材料的归档要严格把关验收.医院档案管理室应严格把关.以科研课题为例,课题（项目）负责人主持立卷归档的责任制较为适合.一旦科研项目完成或部分完成,归档时间应确定,一般为项目结题或鉴定后不超过20天,且由课题组负责人整理文件材料.课题形成积累的全部文件材料,应由课题档案员负责汇总,对于文件材料应进行系统整理、立卷,并按时移交.医院综合档案室在收到科研项目文件材料后,出具“归档证明”给科研主管部门,并完成签署意见、加盖档案室专用章等一系列工作.归档过程中,针对三类材料可予以退回,一类是材料不齐全；一类是材料不完整；另一类是对象不明确的.对于退回的应及时进行补办.此外,为了提高管理水平和工作效率和质量,对于医院人事档案管理,应加快推进其信息化建设进程.
四、结语
综上所述,医院的人事工作中,离不开人事档案.医院设置档案管理室,应提供更规范的档案管理服务.为此,医院管理者应从服务的角度出发,加强人事档案的归档管理工作.只有这样,才能为人事管理提供第一手资料,确保领导在人才选拔和干部任用上有可靠依据.加强人事档案的归档管理,对于服务工资、职称等人事管理工作非常有利,应该得到医院人事档案人员的重视.
人事档案论文范文结:
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