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高校人事档案管理系统功能需求探析
摘 要：高校人事档案信息化是推进干部队伍管理信息化的重要环节,高校人事档案管理系统的开发与选择是干部人事档案信息化中的重要环节.高校人事档案信息化建设水平的提高能够为高校干部队伍的建设、高校的发展提供全方位、更精准、快捷的服务.本文根据自身工作经验,对高校人事档案管理系统的功能需求进行研究,以期望为今后的档案信息化提供一定的经验借鉴.
关键词：高校人事档案 信息化 人事档案管理系统 功能需求
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2018）11-0020-01
高校人事档案是指高等院校各级组织部门、人事部门、教务部门、科研部门等形成的,关于高校各类人员德能勤绩和学生学习生活方面的记录.[1]本文探讨的高校人事档案以高等院校教师及管理人员的档案为主.2000年,在全国档案工作会议上,档案信息化建设的概念第一次正式提出来之后,档案信息化建设便在全国蓬勃开展起来.人事档案信息化建设有助于提高档案管理的工作水平与工作效率,能够更好的实施档案保护,能够为人才的任用、干部提拔提供更准确快捷的数据,为人才队伍建设提供信息化服务.同时,人事档案信息化建设也是适应信息化社会发展,为高校发展提供全方位、更准确的服务的前提.
高校人事档案信息管理系统是利用计算机软、硬件及其他办公设备,对人事档案信息进行收集、存储、更新、维护、传输,以便管理和开发人事档案信息,辅佐决策的计算机系统.[2]
人事档案信息化的基本任务,主要包括以下三方面的内容：电子人事文件完整、安全、规范的归档；建立人事档案数据库,全文数据库与目录数据库；把数字化的档案信息网络建设和维护好.从目前实际工作情况来看,当前档案信息化应以加快档案数字化进程为基础,以收集补充纸质文件与电子文件为重点,加强档案信息资源建设；以优化和推广应用人事档案管理软件为基础,加紧人事档案应用系统建设；以研究制定人事档案网络归档为基础,加紧档案信息化管理标准的制定和推广.[3]
一、高校人事档案管理系统的设计原则
高校人事档案管理系统设计应遵循“规范、先进、实用”的基本原则.[4]
1.规范性.统一的规范性和标准是实现人事档案管理系统有效管理和资源共享的关键和前提保证.建立健全人事档案信息化建设的标准和规范,可以将人事档案信息资源协调有序的组织起来,通过网络系统实现共建与共享.首先,系统设计应参照相关法律法规进行设计,例如《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31-2005、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002、2011-2015年全国组织系统信息化工作规划、新任中管干部数字档案报送标准（试行）等.其次,进行高校人事档案管理系统设计时,应遵循人事档案术语标准、人事档案管理标准、元数据标准、文件存储格式、存储标准等.再次,人事档案管理系统设计与应用标准,包括人事档案数据交换技术规范、元数据格式及置标语言标准、数据存储压缩格式规范、数据长期保持格式规范、信息过滤技术标准、数据安全与密级控制规范、网络协议等.
2.先进性.高校人事档案管理系统应具有良好的兼容性和可扩展性、系统的灵活性及数据的独立性.系统的兼容性和可扩展性能保证人事档案管理系统与其他系统的兼容性,确保档案部门对本单位各类人事档案数据的收集、整合、控制和传递.系统应在原有的系统平台上留有可供扩充的多种接口,如程序开发接口、数据移植接口,用户可自行进行功能扩展,既能自定义某些功能或修改部分模块,又为今后的扩充留有空间.系统的灵活性和数据独立性能够提供多种设备配置方案和应用环境,确保在软硬件环境发生变化时,数据的完整、安全迁移及有效利用.
3.实用性.系统检索的高效便捷性、易用性、安全与稳定性.系统应根据不同的需求,提供多样化检索功能,实现远程利用与资源共享.系统的开发设计一定要遵循人事档案管理人员的工作特点和规律,做到系统界面友好,语言复返见解,易于操作,方便用户的使用.系统的稳定性和安全性.包括操作系统、数据库、数据管理与存储、备份、数据内容处理、信息发布、信息安全等技术,以保证系统的持久性和性能的稳定性.在系统安全保障方面,可采取密钥技术、电子签名技术、身份识别和访问权限控制等措施,通过系统的自动化处理尽量减少人工修改的可能性,使系统的运转和数据的存储获得较高的安全保障.
二、高校人事档案管理系统功能研究
高校人事档案管理系统功能需求指的是高校人事档案管理系统进行人事档案实际工作时应该具备的各项功能.系统功能的设计是整个系统开发的核心,关乎高校人事档案管理系统应用的实际使用情况,功能的缺陷必然会影响系统的使用效率及用户体验度.笔者根据实际工作情况出发,结合曾经使用过的相关档案管理学系统,对高校人事档案管理系统进行一定的研究,认为高校人事档案管理系统应具备一下几方面功能：1.用户管理功能.用户权限管理包括系统各部分的操作权限管理和数据操作的权限管理.用户必须根据所分配的权限登录进入系统后,才能执行一定的操作,并生成日志记录,包括登录人姓名、访问时间、所用计算机变化、查询内容、利用方式（阅读、修改、拷贝、打印）,并提供详情查询功能.人事档案信息具有保密性的特点,用户管理功能能够为人事档案保密设置第一道保护.
2.档案信息管理功能.不同级别的管理员可根据自己的权限对数据库或数据字段进行新表的添加、修改、删除等.如增加员工档案信息、修改员工信息、删除员工信息、工作调动信息的调整、员工信息的整理维护等.档案信息管理功能是高校人事档案管理系统的核心功能.
3.人事档案检索功能.查询时高校人事档案系统的基本功能之一,允许用户基于元数据、文件内容、文件主题等内容的检索,为用户提供尽可能多的检索途径和选择范围,以满足各种检索需求,达到准确、快速查询、利用信息的目的.在人事档案检索功能中最主要的一个检索功能是以“姓名”为主要字段进行检索.同时,系统应满足对查询结果的显示、排序、打印或者选择性输出等技术处理.
4.人事档案统计打印功能.利用按钮菜单能较好地完成数据的录入、查询、修改、数据统计、打印等功能.完成各类常用统计报表的编制和临时性的随机统计操作,可根据需要设定表格、图表、文字等输出打印功能.
5.系统信息维护功能.能完成对人事档案数据的更新、可扩充、可一直性等操作,完成用户权限分级的设置、修改和删除等.如删除不必要的字段、增加新的功能,添加新的字段,这是对系统灵活性和适应性的基本要求.
6.辅助实体管理功能.借阅单管理、利用者信息、利用借阅、利用归档、预约信息、预约提示、催还提示、审批结果提示等功能.7.数据的迁移功能.支持人事档案数据的导入、导出、迁移、转换工作、预留与组织部、人事部门信息管理系统的接口,实现系统之间的有效对接,能够为日后人事信息资源库或人事信息资源共享平台的建设提供一定的信息资源.
8.系统的可扩展功能.能够在应用需求变化时,方便调整,易于扩充升级.
9.系统的安全保密功能.因人事档案的保密性,系统的安全性是系统设计时最需要关注的部分.访问控制应实现严格的权限控制并防止越权操作的技术措施；数据库保护是指对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁应遵循国家有关保密规定,系统有数据加密和密级识别；安全保密监控是指对系统中高中操作实现严格的监控并加以记录.
三、结论
高校人事档案动态性强,档案使用价值较大,档案利用需求较多.档案管理工作者应积极探索高校人事档案管理新模式与方法,,应用现代化技术开发高校人事档案信息资源.根据自身工作实际,借鉴国内外实践经验,建设适合高校工作的具有先进水平的人事管理系统.通过规范、整合、集成各项人事数据,实现信息的及时、准确,管理的规范、高效,最终实现人力资源的优化配置和档案信息资源共享.高校人事档案信息化管理是高校干部队伍管理信息化的重要环节,也是促进高校管理信息化的重要措施.
参考文献
[1]朱玉媛、周耀林,人事档案管理原理与方法[M],武汉,武汉大学出版社,2011.
[2]邓绍兴,人事档案教程[M],北京,中国传媒大学出版社,2008.
[3]邢丹露.干部档案信息化管理研究[J].城建档案,2017（11）：22-23.
[4]孟文娟.高校附属医院干部人事档案信息化管理系统探究[J].黑龙江档案,2017（05）：92.
[5]余利娜.高校干部人事档案信息化建设研究[J].档案天地,2017（05）：30-33.
[6]张天龙.干部人事档案信息化管理的问题及措施研究[J].办公室业务,2016（19）：35.
[7]方德生.干部人事档案信息化困境的对策思考[J].经济研究导刊,2015（21）：270-272.
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