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企业档案收集工作存在的问题与

文/山东能源龙矿集团莱州龙泰热电有限公司周芯妍

【摘要】在企业管理工作中,档案的收集管理是一项最基本的工作,它既是档案管理工作可以顺利开展的基础,也是企业档案建设的关键.随着我国社会不断地发展,对企业档案管理有了更高的要求,企业如何顺应时代的发展建立健全档案管理制度,促进企业档案的高效管理成了企业关注的焦点.本文就企业档案收集工作中存在的问题及对策进行初步的探讨以期为相关工作人员提供借鉴.

【关键词】企业档案管理；档案收集；问题；对策；探究

档案的收集工作是企业进行档案管理的基础,只有在收集工作完成之后,后续的档案整理、归档、保管等工作才能顺利地进行.但是目前,企业在档案的收集过程中还存在着一些问题,这就要求我们进行积极的探索,找出问题并提出相应的策略.

一、企业档案收集工作中存在的问题

（一）领导对档案收集的重视度不够.企业的经营管理和经济收益通常都是企业领导的管理重心,往往疏于对企业的档案管理,甚至有的管理者会选择放弃档案管理的岗位设置来节约开支,也有的企业虽然有相关的档案管理制度,但却没有严格执行,因此很多企业出现了企业档案管理混乱甚至是空白的现象,这都不利于企业的长久发展,所以企业必须对档案管理工作给予高度的重视.

（二）档案收集管理制度不完善.有些企业认为档案的收集工作就是浪费人力资源和物力资源,是一项没有必要的工作,所以他们没有制定一套完善的档案管理制度,工作人员也不重视档案的收集工作,对企业档案的收集工作都采取蒙混过关的方式,所以很多企业档案都没有及时收集,以至于很多档案也就没有归档,造成企业档案的混乱.

（三）人员流动频繁,档案的收集难度增加.企业的档案管理工作人员频繁的流动,使企业档案管理工作的难度增加.一方面,很多档案管理人员在变更岗位或辞职时,没有进行相关的工作对接,导致后续的工作人员对档案的管理难度增加.另一方面,由于人员的流动过于频繁,刚刚入职的员工短时间内不熟悉档案的管理流程和具体工作,所以在进行档案的管理过程当中就很难得心应手.

（四）档案的收集工作人员缺乏工作主动性.由于在企业中,档案的管理并不受管理者的重视,所以相关的档案管理人员的工作积极性不高,对手下的员工也是采取放任自流的管理方式.所以大部分的档案收集工作人员对工作缺乏主动性,从不主动收集资料,往往都是出于被动的状态,相关人员进行上交则进行档案的整理和归档工作,无人上交则任由档案流失.因此,造成了企业档案收集不及时,很多重要档案流失,给企业的发展造成了严重的损失.

二、解决企业档案收集工作存在问题的对策

（一）提高员工档案收集意识.企业的档案管理部门,要经常有计划有组织地进行档案管理相关工作的宣传,如通过广播电视、培训会议等形式进行宣传,增强企业领导对档案收集工作的重视,提高相关工作人员的档案收集意识,推动企业管理工作的良好开展.

（二）完善相关的档案管理制度.健全的企业档案管理制度,是企业档案资料收集工作顺利开展的保障,可以确保企业档案收集的及时性和完整性.因此企业管理者必须重视档案管理工作制度的建立和健全,企业档案管理工作者要从实际出发,根据自身企业的特点以及发展状况制定适合本企业的档案管理制度,并依法建档.定期对档案收集工作人员进行业绩考核,实施岗位责任制,将具体的责任都落实到每位员工身上,如果发现档案资料不完整,相应员工对其负主要责任,这样可以提高员工的档案收集意识和工作积极性,从而保证企业的档案资料的完整性.

（三）提高档案收集人员的素质.随着社会经济的快速发展,企业档案管理人员的素质也有了更高的要求.因此,企业要重视对档案收集人员的素质培养,让他们了解企业文化和企业项目以及企业发展方向,并熟悉企业档案管理工作的相关内容,提高员工的业务水平,在档案的收集工作中可以更加得心应手.同时主动关心企业的发展,主动收集企业发展过程中的相关档案资料,并做好整理、归档、保管等相关的工作,推动企业的档案管理工作与企业同步快速发展.

（四）开展多渠道的档案收集工作.很多企业的不同档案资料其收集方式也会有所不同,企业档案收集方式必须灵活多变,针对不同的档案资料运用不同的收集方式,以确保资料的及时性、真实性和完整性,以及档案管理工作的高效进行,如一些特殊部门的档案资料,就要采用相应的档案收集方式进行档案资料的收集,并在本部门工作人员的协助下完成资料的收集、整理和归档工作.多渠道的档案资料收集方式可以确保档案工作在低成本、高效率的基础上出色地完成档案的收集工作,并保证资料的完整.

三、总结

企业档案管收集是档案管理工作中的基础,但在企业的发展中却发挥着至关重要的作用.针对企业档案收集工作中存在的问题,企业要建立相关的制度,管理者要开阔思路,采取灵活多变的收集方式,通过有效的档案收集方法,对企业的档案资料及时进行收集,不断推动企业的档案管理工作的发展,并促进企业的蓬勃发展.

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