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中职院校办公室档案管理规范化

[摘要]教育的普及促使中职院校的办学更加完善,因此,对中职院校办公室档案管理出现的问题进行分析,并且提出档案管理规范化的实施势在必行.

[关键词]中职院校：办公室；档案管理；规范化

[中图分类号] G717

[文献标志码]A

[文章编号]2096-0603（2016）17-0174-01

随着中职院校办学的进一步完善,办公室档案管理的工作也要根据教学规律的变化来实现其管理的规范化.办公室的档案记录的是学校发展的历史,是学校教育工作中不可缺失的一部分.因此,随着办学时间越来越长,积累的资料也会越来越多,要对办公室档案管理进行规范化,提高管理水平,如此有利于学校教学管理的稳定发展.

一、在中职院校办公室档案管理的重要性

在中职院校不断进行扩招的情况下,认识到中职院校办公室档案管理的重要性,不仅能够提高中职院校的管理水平,还能够帮助建设学校的档案体系.

（一）中职院校教学管理的规律需要管理的规范化

一切事物在运动和发展的过程中都有其自身的规律,学校的教学管理也不例外.在实行科学而有效的教学管理时,就必须规范其管理模式.加强对学校各部门的管理,为学校办公室的管理奠定基础,只有各部门做到规范化管理,才能规范学校办公室档案的管理.

（二）学校的教学秩序依靠档案管理的规范化

学校在进行教学活动和教学改革时都是依赖于办公室的档案,办公室的档案记录着一个学校的成长与发展,是历史的见证,任何教学活动的实施都需要办公室的档案来做为参考依据,因此,要提高教学管理的水平,首先要对学校办公室档案管理进行规范化.

（三）提高教学管理的效率需要档案管理的规范化

在中职院校,教学管理的工作都是由教务处来承担,工作内容繁杂,量大.因此,只有各部门的档案管理工作做到细致而全面,才能减轻教务处的负担,从而提高学校教学管理的效率.建立权责分明的体系,进行分工合作,使档案管理规范化.

（四）中职院校教学管理信息化需要依靠档案管理的规范化

在现在这个信息化、社会化迅速发展的时代,中职院校的教学管理也离不开信息技术的支撑.随着教学管理日趋信息化,传统的管理方式已经不能适应现有的教学管理,教学管理的过程需要记录大量信息.因此,中职院校对于办公室档案管理进行信息化管理是势在必行的.

二、中职院校办公室档案管理中出现的问题

(一)办公室档案管理模式的问题

在中职院校的办公室档案管理中,管理模式明显落后,还是采用传统的管理模式,在进行资料的整合与编制时没有完全实现信息化的管理.办公室的档案管理应当适应社会的变化,科学技术的进步,采取信息化的管理模式.传统的目录索引费时费力,不能够快速地找到想要取得的信息.而现代化手段所编制的索引目录,能够高效、快捷地找到所要寻找的信息,能够提高档案管理的工作效率.

(二)档案管理信息化的问题

中职院校在对办公室档案进行管理时最显著的问题就是信息化程度不高.信息化的管理需要对技术和装备的运用非常熟悉的人才能灵活地使用,而多数办公室管理人员缺乏信息技术的培训,对于信息技术的利用也很茫然.缺乏专门的信息资源开发的人员,现有的人员开发速度完全跟不社会进步的脚步,因此要实现档案管理的信息化还需要加强管理人员素质的培养.

(三)档案管理容易被忽视

办公室档案管理包括对学生、教师、科研以及与外部的联系等相关资料的管理,当这些内容形成文件时将其作为档案保存下来.中职院校办公室并没有指派特定的人员进行档案的管理,办公室的人员多是对学生进行管理与服务的,从而导致档案管理工作成为一个可有可无的职位.在人们的意识里,认为档案管理就是把资料分门别类地放到一起就可以了,认为不用刻意去管理,而忽视档案管理工作的重要性.

三、中职院校办公室档案管理工作规范化的办法

（一）对于教学和档案管理规范化之间的关系有正确的认识

办公室档案管理的规范化,可以促进学校教学工作的顺利进行,提高教学质量.当领导和行政人员需要下达一个命令,或者进行教学改革时,都是需要根据档案的资料来进行分析从而得出正确的结论,档案资料的有效利用能够帮助教学工作的顺利进行,因此,办公室档案管理工作与教学管理是密不可分的.

(二)提升办公室档案管理工作人员的素质

目前,各中职院校并没有特意指派专业的档案人员进行档案管理工作,即使有任务也是让其他工作人员档案管理工作,导致档案管理工作效率低下.只有认真学习过档案管理知识,接受过正当培训的档案工作人员才能胜任办公室档案管理这份工作.档案管理不仅要对日常档案进行分门别类然后归档,还需要保证部门内的资料要齐全以及对其进行永久的保管,并对其进行登记以方便查询,如果有缺失的地方要及时补全,保证在要用资料的时候不会找不到.

(三)档案管理做到信息化

信息化的档案管理能够帮助学校方便快捷地进行检索,能够让教师和学生更好地了解学校的概况.建立信息化的档案管理,能够长久有效地保存学校的资料,并且能够对档案里面的内容快速提取并且选择重要的信息来完成教学管理,能够为学科的建设提供重要的信息,并帮助学校进行信息资源的开发.

在中职院校教学管理中,要引起对办公室档案管理工作的重视,促进办公室档案管理工作的规范化,从而提高教学管理水平和质量,促进教学的发展.

参考文献：

陈媛,浅谈高职二级学院档案管理规范化及科学化[J].科技信息,2009(32).

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