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加强房产档案安全管理的重要性
【摘 要】对于房地产事业以及城市经济的发展来说,房产档案发挥着极为重要的促进作用.基于此,档案的安全管理显得非常重要,在现阶段的档案管理工作中,仍存在一些威胁档案安全的因素,要想将工作中存在的安全隐患和不安因素彻底消除,使库存档案的安全得到保证,就必须采取行之有效的应对措施.对此,笔者结合自身工作实践经验,阐述了加强房产档案安全管理的重要性,并对做好房产档案信息安全管理的措施进行了探讨,以供参考.
【关键词】房产档案；安全管理；重要性
房地产行政主管部门在房地产管理活动中形成的具有保存价值的历史记录称为房产档案.房产档案管理的技术性和政策性较强,其主要是管理城市房屋的建设密度、用途、数量、质量、结构和布局等内容的档案资料,记录着城市房产的重要信息,可以对老百姓进行房产买卖和转让提供合法依据,对提升房产工作效率极为有利.同时房产档案可以全面、真实地将房地产发展的过程反映出来,借此把房产档案管理工作做好,可以使房地产产业的真实面貌得到维护,可以使千家万户百姓的房产得到确认,对城市的管理和建设极为有利.为了维护社会稳定,城市和谐发展,更好地、有效地利用房产档案,十分有必要将房产档案的安全管理工作做好.
一、房产档案安全管理工作的重要性
在房产档案工作中,房产档案安全管理工作占据着极为重要的位置,从某种意义上讲,房产档案安全管理工作和人民群众的根本利益有着极为紧密的联系.首先,大力发展的电子信息技术,促使电子文件大量产生.电子文档的安全管理,既给新一代房产档案工作者增加了新的工作内容,同时也对电子档案安全管理提出了更为严格的要求,加大了房产档案管理人员工作的难度.其次,频频发生的安全事故和自然灾害,给了房产档案安全管理一定的警示.所以,必须对应急机制予以健全,将档案应急能力提高,尽全力做到多手段、全方位地确保房产档案的安全性.最后,充分认识到在档案管理工作中房产档案安全管理的重要性是促进房产档案安全管理工作更好开展的前提条件,对于这一点,房产档案工作人员必须予以明确,其他管理人员也必须对其有一定的认识和理解.
二、做好房产档案安全管理的措施
（一）增强安全意识.对房产档案及电子档案安全予以保障,不仅是房产档案工作不变的主题,同时在国家信息安全工作中也占据着极为重要的位置.房产档案管理部门要从党和国家、对人民负责的高度,加深对房产档案及其电子档案信息安全重要性的认识,认真贯彻、宣传、学习国家和信息安全、保密管理和档案管理方面有关的规定,开展形式多样的房产档案信息安全教育活动,使档案管理人员的安全意识增强,并进一步强化自身的责任感和使命感,深刻认识到房产信息安全的重要性、责任的重大性,在行动上和思想上始终把档案信息安全放在第一位.
（二）健全管理制度.要立足于新时期房产档案工作的新特点,制定各种纸质房产档案的保护措施及管理制度,同时,根据现阶段电子档案和电子文件数量日益增长的形势,针对电子档案的管理特点,将电子文档和电子文件的安全利用制度、保密制度、安全保管制度制定出来,加大电子文件的鉴定、检验、保管等工作的力度,确保房产档案信息安全工作能够有理有据有效地开展.使档案工作者和各个档案工作部门能把维护房产档案信息安全作为第一指标,落实档案信息安全责任,细化到具体的人头上.
（三）加快房产档案数字化建设,减少实体档案利用率.近些年,诸多地方档案馆都将房产档案图文一体化房产档案管理系统建立了起来,使电子网络化的档案利用得以实现,将实体档案的翻阅减少了,有效保护了房产档案实体.但是,有的地方只实现了具有较高利用率的产权档案的数字化,利用率低的老档案和抵押档案并未实现数字化.各级档案馆都应高度重视房产档案数字化的安全保护工作,尽最大努力将实体档案的利用率减少,使档案的寿命更长.
（四）制定应急预案,加强应急演习.日常工作中,我们不但要按照保护档案的要求做好纸质档案的防火、防水、防虫、防高温、防有害气体、防磁、防霉等工作,同时根据《档案工作突发事件应急管理办法》等文件要求,制定一套有计划、有组织、具有加强操作性以及较广涉及面的应急预案,除了要有综合性的应急预案之外,应对水灾、火灾等自然灾害和盗窃、泄密等人为突发事件的应急预防也是必不可少的,进而在遇到各种突发事件时都能进行有效应对.为了将档案管理人员应急处理突发事件的能力提高,不仅要加大普及教育突发事件的应急知识,同时还要不定期或定期的组织一些突发事件应急模拟演习,对各项应急预案的有效性和科学性予以检验,让预案措施不断得到完善,使突发事件对房产档案造成的危害最大化降低.
三、结语
总而言之,广大房产档案工作者及管理者必须充分认识到房产档案安全管理的重要性,在合理规范房产档案的安全管理工作的同时,各级房产档案管理部门应严格按照“早发现、早报告、早处理”的原则,及时采取有效措施控制所监测到的事件,在第一时间处理可能发生的危险情况,并采取相应的措施进行防范,以便在发生危险后能迅速做出反应,进而最大化地降低突发事件造成的损害,从而使房产档案资源得到有效保护.
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