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新时代档案安全管理
【摘 要】新时代档案安全管理面临新的要求和挑战,针对档案发展新环境下实体安全、电子数据安全的管理现状,本文梳理存在的问题,就提升档案安全管理提出建议,以便提高档案服务利用能力,提升管理水平.
【关键词】档案；安全；管理
档案记录企业经营管理活动的全过程,是不可再生的宝贵资源.随着信息技术的快速发展,实体档案的安全保管、电子档案数据安全管理涉及到企业的商业安全；一旦损毁、泄密或被不当利用发生安全事故,都会造成难以预计的损失.结合档案安全管理的现状,针对存在问题,就进一步做好档案安全管理提出措施和方法,切实维护档案安全.
一、档案安全管理的现状
档案管理工作随着时代的变化和信息化发展的要求,档案安全成为管理工作的重要部分.这是一项重要而又基础性的工作,它贯穿于档案管理的各个环节中,新时代下重点关注档案实体安全和电子化数据安全,对档案部门的管理要求不断加大.目前行业中档案馆室为保证档案安全,做了大量基础性工作,但也存在管理理念滞后、管理经费欠缺、设备设施不完善、制度缺失、尤其是电子化数据管理制度和措施滞后、管理人员业务水平薄弱,不能适应新时代档案安全管理要求.
二、档案安全管理目前存在的问题
（一）档案人员安全管理意识淡薄.随着信息时代的发展,档案管理已经从传统管理方式转化为信息化管理,目前安全管理薄弱意识体现在两个方面：一是安全管理认识不全面.对档案安全管理停留在做好馆室实体资料方面,忽略新时代电子数据的信息管理,没有及时转换管理思路.二是提升安全管理技能不足.针对档案事业发展的新变化和需求,在档案大数据时代,做好电子档案接收、管理、备份、存储技能欠缺.
（二）档案安全管理制度缺失.做好档案安全管理工作,要以健全的制度实现全方位管理,从工作机制上落实档案安全防范措施,将档案安全工作贯穿于档案管理各项环节.在实际业务中,目前档案安全管理制度存在缺失现象.
（三）维护安全的管理设施不足.在做好档案安全软环境与硬件设施同步的同时,除了从规章制度、人员配置等因素做好基础工作之外,馆室建设设施设备也要相应配套.实体档案库馆要按照“八防”要求配置齐全,电子存储设施管理要及时跟进配置.目前档案安全管理中硬件设施明显不足.
三、做好档案安全管理的几点建议
（一）提升档案管理人员安全管理责任.档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整,确保档案安全.档案管理人员需要对档案安全工作的重要性有清晰的认识,这是档案安全管理的前提,定期进行档案法律、法规、制度宣传, 定期进行档案专业知识以及安全常识相关的培训,这样可以改善档案管理人员的业务水平以及安全管理意识.在接收档案时,认真仔细核对,确保档案收集时完整规范；接收后,要集中保管及时整理.防止整理过程中疏忽大意,发生遗失和被窃现象；入库时,要排架整齐规范,有目可查；库房要严格按照“八防”要求执行,使档案不致因温度、湿度、虫蛀、灰尘、光线等不利因素,遭受损坏；档案利用时,要严格按照档案借阅制度进行,做好档案利用的监督和保护宣传工作.在档案归还时,要仔细清点,发现问题及时查处.档案基础工作的开展,要求档案人员在工作中不仅要加强理论学习,提高理论修养和业务水平,充分认识档案的价值,扎实做好档案基础工作.牢固树立“安全第一,预防为主”的思想,切实保护好档案.坚决防止松懈、侥幸心理,确保档案万无一失.
（二）完善档案安全管理制度.在档案安全管理中要建立工作长效机制,按规矩办事,以制度管人.从工作机制上对档案安全防范措施进行落实,在档案接收、保管以及利用工作的各个环节中落实档案安全防范措施,制定出切实可行的档案安全责任制、突发事件应急预案等规章制度,以应对随时出现的各种情况,将档案安全管理工作责任落实到具体的人员,并就档案安全保管中的各项规定进行严格落实,确保档案安全.为保证档案的完整与安全,应及时编制《档案管理办法》《档案电子数据管理规定》《密级档案管理规定》《档案应急预案》等相关管理制度,以制度保障档案安全工作的顺利开展.
（三）加强档案设施设备的配置.加强档案硬件设施设备建设,是档案安全管理工作的基础.硬件建设的合理与否,直接关系到档案安全管理工作的成效.档案馆室在档案设施建设方面,严格执行档案安全保管的各项规定,配置防火防盗设施、烟雾报警器、摄像监控器,除湿机、灭火器材等档案安全所必需的设施设备,档案员配有工作电脑、打印机、碎纸机等档案管理设备.档案库房指定专人负责检查档案设施,从硬件上为档案安全管理工作奠定坚实的基础,构筑人防、物防、技防相结合的综合防范体系.同时要适应新时代档案工作的新形式和要求,注重计算机及信息载体的管理,确保档案信息安全.档案工作人员要有网络安全意识,在计算机上安装防病毒软件；工作电脑设定开机和屏幕保护,定期对计算机运行状况进行检查,严禁使用来路不明的软件、磁盘和移动硬盘,防止计算机病毒侵入,保证档案电子数据信息的安全运行.
为确保电子文件和电子档案的安全保管和有效利用,要及时建立数据备份与恢复系统,从而在管理和技术上有效地保证档案信息的安全.
四、结语
档案安全管理在新时代档案工作的发展新要求下,要高标准做好工作,需要提升档案人员的安全意识,建立长效管理制度,加强馆室设施设备的配置,进一步提高档案安全管理的程序化、科学化、规范化,时刻确保档案的安全和完整,为企业建设发展做好支持服务.
安全管理论文范文结:
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