毕业论文网
本论文主要论述了办公室论文范文相关的参考文献,对您的论文写作有参考作用。
办公室文档一体化管理
文/河北大学 卢培婧
【摘 要】办公室作为沟通上下的桥梁,是社会组织内部承上启下的联络部,办公室草拟文件,整理、提取各方面有价值的文档信息,对于辅助领导决策提供参谋作用.如何优化管理办公室产生的文档信息,更好地为领导等各部门服务,是办公室文档管理中所面临的问题.随着“互联网+”时代的到来,对文档工作提出了更高的要求,实现文档一体化的发展是改革办公室现行文书工作方法的有效途径.
【关键词】办公室；文档一体化；档案管理；对策
一、办公室文档一体化管理的含义与特征
（一）办公室文档一体化管理的含义.办公室文档一体化管理就是运用系统的思维把文件和档案作为一个统一的整体进行系统的管理和科学的规划.具体来说,“文档一体化管理”不仅仅局限在某一具体的领域进行规划和管理,也不单单是文件机构和档案机构的合作管理,而是对办公室文件从产生到保存或者销毁整个生命周期进行全程系统管理,最终实现办公室文档信息服务共享的目的.
（二）办公室文档一体化管理的特征.第一,文档生成一体化.文档生成一体化就是对文件、档案进行全程管理的原则,从文件的生成到归档办公室文档管理部门不仅要意识到将有价值的文件完整归档并移交档案管理部门,还要意识到在开展业务活动的过程中,注重有价值信息的积累,确保文件的真实和完整.这就要求办公室的有关部门各司其职,从文件的源头开始,对有价值的信息进行分类整理,为领导等各部门提供服务.第二,管理流程系统化.在办公自动化的时代,对于文件的生成和积累需通过计算机进行筛选、整理、检索等,能够对数据进行批量的输入和输出.办公室面临众多的管理事务,实现文档一体化管理意义重大,文档一体化实现了文件向档案转化的“无缝交接”,这种管理模式可以对文件随办随归,使文件到档案平稳过渡,办公室一项业务的结束,文件直接转换为档案,不存在文件信息的丢失和遗漏,使文档之间更加具有完整性、利用的便捷性,从而保证办公室业务的流畅,更好地提供各方利用.第三,提供信息利用一体化.办公室文档一体化管理只是一种手段,其最终目的是要系统化地整理文档中的信息,从而最大限度上满足办公室职能部门文档信息的需求,辅助领导决策、提供正确的信息支持.要更好地提供信息利用一体化,技术保障是当前和未来文档一体化的基础条件,在办公自动化和信息平台的建设中技术手段为文件档案的转化提供了便捷的环境,注重文档一体化发展中技术的发展,在管理中融入技术,使得文档一体化更加系统化,提供档案信息服务更加便捷化.
二、办公室文档一体化的理论基础
（一）文件生命周期理论.“文件生命周期理论”是指文件从产生到销毁或因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程.该理论扩展了档案学的研究对象,从“历史档案”扩展为“现代文件”,而且改进了档案学的研究方法,从简单、静止的方法变成系统、动态的方法.突出强调了文档运行、管理活动的整体性与内在联系性,注重文件的全过程管理.文件从产生之时起发挥其第一价值,由文件的形成单位保管和利用,部分有现行价值和历史价值的文件也会移交档案室,没有价值的文件将会销毁.现行文件和档案是同一事物的不同阶段,并且在整个的发展过程中都是统一的整体.
（二）文件连续体理论.“文件连续体理论”是文件生命周期理论的补充,是指文件从产生到档案保管起来加以利用的全过程采用连贯一致的管理方法.它强调文件的连贯性和无阶段性,档案工作者对文件从产生到利用全过程进行管理,站在多维的角度对文件进行整体的管理,与办公室业务活动互动.它打破了文件生命周期理论的阶段顺序和时间顺序,认为文件的产生运动存在于文件生命的各个阶段,不存在明确的分界线,因而提出了各阶段文件管理整合设计.
三、办公室文档一体化管理的现状
（一）文件、档案工作相互脱节.目前,文件、档案管理工作大部分职能部门仍然是分管在两个部门,文件收集整理工作仍然是办公室等部门负责,在不清楚有关规定的情况下,所有文件不分类直接打包送到档案部门,这给工作人员带来诸多不便,在工作过程中花费大量的时间在文件的分类、标页码、系统录入、移交档案馆等诸多环节.同时,档案管理部门对各办公室无法进行同步业务指导和标准化的监督管理,档案部门对于移交的文件进行重新的检查管理影响各部门的工作效率,同样影响文档信息的利用效率.
（二）缺乏文档一体化的意识.随着“档案意识”的不断加强,国家、政府各机关、企业逐步认识到了档案的重要性,反映出对档案的重视程度,相比较而言,人们对于“文档一体化”的重视程度决定“文档一体化”能否很好地施行.目前存在以下问题：第一,在纸质化时代,文件和档案有很大的区别,产生机构、服务主体不同所以不能进行统一整理,而在电子文件时代,文件生命周期理论是否依然适行？电子文件时代为了使其具有完整性、真实性、可靠性需要在文件产生之时就对其进行收集、整理、保管等相关过程,纸质文档思想与电子文档思想存在着差异,现阶段这种纸质档案与电子档案存在的意识差异不利于文档一体化管理.第二,部门之间缺乏沟通协调的意识.文件与档案的形成和管理部门不同,文件一般由各类办公室保管,档案接收到档案馆,空间的距离会使文件与档案管理出现不合的现象.
（三）法律法规不完善.任何工作的开展和实现都需要一定的法律法规作为保证.《档案法》规范了档案界的一些问题,但是面对大数据时代的来临及“互联网+”等现代信息技术的快速发展,新的《档案法》迟迟没有发布,对于档案事业的发展来说缺乏法律指导,缺乏支持文档一体化发展的相关法律法规,在这之间存在文件和档案的法律法规相互使用的现象,使得文件文档一体化难以实现.
（四）技术运用不充分.虽然现代技术发展迅速,但在技术运用上存在不充分的现象,无论是文档一体化的管理还是信息沟通软件的建设都需要采用新的技术力量,不能用传统的思想去指导新兴的信息技术,思想和意识要紧跟技术的发展,对文档一体化进行宏观管理,不断强化技术力量.
四、实现办公室文档一体化的对策
（一）统一标准及规范.实行标准化、规范化的文书和档案工作.严格按照国家和行业标准制订相应的管理制度.开展档案工作规范化等级评估,全方位地建立文件整理、综合加工、一体化管理的统一标准.对文档一体化所需的硬件设备、网络平台及数据库系统的标准化也须不断完善.
（二）增强文档一体化认识.在提高档案意识的同时,要加强对文档一体化观念的宣传,让文书部门和档案部门工作人员充分认识到文档一体化管理对于提供档案信息服务的重要性.在领导等各部门必须对“文档一体化”管理理念有一个全面、科学的认识,使文档部门充分认识到一体化管理的真正受益者是档案工作者自身,这样才能顺利推行“文档一体化”管理,逐渐实施和应用“文档一体化”管理模式来开展各项业务.
（三）提高办公室文档管理人员素质.提高文档人员素质,办公室各部门根据实际的需要,培训文档工作人员的档案学理论知识,针对不同性质、不同工作特点的人员开展相应的培训和指导工作,提升其综合技能.工作人员要紧跟信息化的发展步伐,加强各个部门员工文件处理、档案管理、保密制度等方面的培训,让全员都有文档一体化的意识,使文件的整个过程能达到严密、规范的管理,从而有效地为各个部门服务.
（四）充分运用现代信息技术.在大数据时代,文档工作人员要熟练运用互联网技术来管理信息系统,文档工作者要不断调整自身的知识结构,提高自身技能,加强综合素质的培养.办公室各部门要加强档案管理人员的业务培训,使其掌握必要的信息知识与技术,提高档案管理队伍的整体素质,重视档案人才队伍技术方面的培养,促进“档案一体化”的进程.
办公室论文范文结:
关于办公室方面的的相关大学硕士和相关本科毕业论文以及相关办公室论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料下载。
1、办公室业务杂志社
2、办公室业务杂志
3、办公室业务期刊